ORDEM DE SERVIÇO Nº 12/2019 - DFORSP

Define o fluxo de trabalho e as atribuições para a implantação do Sistema Eletrônico de Execução Unificado – SEEU no âmbito da Seção Judiciária de São Paulo. (alterada pela OS 15, de 22/09/2019)

O JUIZ FEDERAL DIRETOR DO FORO  E CORREGEDOR PERMANENTE DOS SERVIÇOS AUXILIARES DA JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU – SEÇÃO JUDICIÁRIA DE SÃO PAULO, EM EXERCÍCIO, DR. CAIO MOYSÉS DE LIMA, no uso de suas atribuições legais e regulamentares;

CONSIDERANDO os termos da Resolução n.º 280, de 9 de abril de 2019, do Conselho Nacional de Justiça, que estabelece diretrizes e parâmetros para o processamento da execução penal nos tribunais brasileiros por intermédio do Sistema Eletrônico de Execução Unificado – SEEU e dispõe sobre a sua governança; 

CONSIDERANDO a edição da Resolução PRES. n.º 287, de 20 de julho de 2019, que dispõe sobre a implantação e uso do Sistema Eletrônico de Execução Unificado – SEEU no âmbito da 3.ª Região e dá outras providências; 

CONSIDERANDO os termos da Resolução PRES. n.º 288, de 20 de julho de 2019, que disciplina a virtualização do acervo de autos físicos e a criação de equipes locais para a implantação do Sistema Eletrônico de Execução Unificado – SEEU na Justiça Federal da 3.ª Região; 

RESOLVE:

Art. 1.º Definir o fluxo de trabalho e as atribuições para implantação do Sistema Eletrônico de Execução Unificado – SEEU no âmbito da Seção Judiciária de São Paulo.

Capítulo I

Das Definições

Art. 2.º Para fins da presente Ordem de Serviço, entende-se por:

I – Central de Digitalização: Grupo de Trabalho “Central de Digitalização – DIGI”, instituído por meio da Portaria DFOR n.º 28/2019;

II – Coordenadoria da Equipe de Implantação da SJSP: o servidor ou grupo de servidores designado, em ato próprio, para coordenar a Equipe de Implantação da SJSP;

III – Equipe de Implantação da SJSP: o conjunto formado por (i) os servidores da Seção Judiciária de São Paulo designados pela Diretoria do Foro, na forma dos arts. 5.º e 6.º da Resolução PRES. n.º 288, de 20 de julho de 2019, para constituir as equipes de cadastramento e implantação do SEEU; (ii) dois servidores da Central de Penas e Medidas Alternativas – CEPEMA; e (iii) os servidores que integram a Coordenadoria da Equipe de Implantação da SJSP;

IV – Repositórios: conjunto de repositórios no PJe e na rede interna da Justiça Federal da 3.ª Região onde serão armazenados os arquivos resultantes da digitalização dos autos físicos;

V – SEEU: o Sistema Eletrônico de Execução Unificado de que trata a Resolução n.º 280, de 9 de abril de 2019, do Conselho Nacional de Justiça.

Art. 3.º A implantação do SEEU será empreendida nas seguintes fases:

I – Fase Pré-Operacional: a fase de implantação do SEEU de que trata o art. 1.º, parágrafo único, inciso I, da Resolução PRES. n.º 288, de 20 de julho de 2019, compreendendo a digitalização dos processos de execução penal, medidas de segurança e cartas precatórias e de ordem;

II – Fase Operacional: a fase de implantação do SEEU de que trata o art. 1.º, parágrafo único, inciso II, da Resolução PRES. n.º 288, de 20 de julho de 2019, compreendendo os trabalhos de cadastramento e implantação dos processos e capacitação de servidores e entidades para a utilização do SEEU (Ministério Público Federal, Defensoria Pública da União, Seccionais da Ordem dos Advogados do Brasil e Administração Penitenciária);

III – Fase Pós-Operacional: a fase de implantação do SEEU de que trata o art. 1.º, parágrafo único, inciso III, da Resolução PRES. n.º 288, de 20 de julho de 2019, compreendendo a continuidade da utilização do sistema.

Capítulo II

Da Fase Pré-Operacional – Digitalização

Art. 4.º Os processos físicos de execução penal, medidas de segurança e cartas precatórias e de ordem, ativos e sobrestados, deverão ser digitalizados até 23 de agosto de 2019, nos termos das Resoluções PRES. n.º 287/2019 e 288/2019.

Art. 5.º As varas que tenham acervo inferior a 200 (duzentos) processos físicos de execução penal, medidas de segurança e cartas precatórias e de ordem, ativos e sobrestados, providenciarão a digitalização de seus acervos utilizando os seus próprios equipamentos multifuncionais e disponibilizarão as imagens digitalizadas, em conformidade com as especificações constantes do Manual de Implantação do SEEU editado pelo Conselho Nacional de Justiça, nos Repositórios mencionados no art. 2º, inciso IV, desta Ordem de Serviço, conforme orientações da Diretoria do Foro.

Art. 6.º As unidades judiciais que possuam em seu acervo processual 200 (duzentos) ou mais processos físicos de execução penal, medidas de segurança e cartas precatórias e de ordem, ativos e sobrestados, conforme relatório estatístico disponibilizado na intranet do Tribunal Regional Federal da 3.ª Região, remeterão seus processos à Central de Digitalização, de acordo como as normas definidas nesta Ordem de Serviço e nas Resoluções PRES. n.º 287/2019 e 288/2019.

§ 1.º As varas abrangidas pelo disposto no caput terão as seguintes atribuições:

I – preparar a remessa dos autos, observando o seguinte roteiro:

a) triar o acervo, observadas as orientações divulgadas pela Diretoria do Foro;

b) encaminhar a relação dos processos que serão digitalizados até o dia 2 de agosto de 2019, por meio de planilha própria, para a Coordenadoria da Equipe de Implantação da SJSP; 

c) incluir eventuais documentos armazenados em mídias (CDs/DVDs) nos Repositórios mencionados no art. 2º, inciso IV, desta Ordem de Serviço;

d) preparar as caixas (lacradas) para remessa;

e) verificar se há documentos não digitalizáveis, caso em que deverá ser colocada etiqueta informativa;

f) elaborar a guia de remessa no MUMPS;

g) colocar a guia padrão (em três vias) no interior da caixa;

h) lacrar, etiquetar e remeter a caixa (SICOM) ao Núcleo de Apoio Administrativo/Regional;

i) retirar eventuais folhas existentes na contracapa. 

II – receber as caixas provenientes da Central de Digitalização, com os processos digitalizados, segundo o seguinte roteiro:

a) conferir os processos recebidos e realizar as anotações no sistema processual;

b) manter temporariamente em guarda os autos físicos arquivados, até ulterior deliberação.

III – alimentar, diariamente, as planilhas de controle de remessa e recebimento de autos físicos, disponibilizadas pela Diretoria do Foro.

§ 2.º O acervo de execuções penais deverá ser disponibilizado para retirada segundo cronograma de coleta a ser divulgado pela Diretoria do Foro pela intranet/por e-mail.

§ 3.º Ficam excluídos da ação de digitalização os feitos em situação de arquivamento próximo ou análoga, conforme definido pela Coordenadoria da Equipe de Implantação da SJSP. 

§ 4.º Os Núcleos de Apoio Regional, Núcleos de Apoio Administrativo e Seções de Apoio Administrativo serão responsáveis pelo recebimento das caixas provenientes das varas e encaminhamento para transporte, bem como, na devolução, da distribuição das caixas à origem.

 § 5.º Caberá à Seção de Apoio Administrativo do Anexo Presidente Wilson e Seção de Logística e Transporte:

a) enviar as caixas vazias às subseções judiciárias;  

b) coletar as caixas lacradas e remetê-las à Central de Digitalização;

c) devolver os processos às subseções judiciárias; 

d) fixar e divulgar o cronograma de transporte e logística em sintonia com os fluxos da Central de Digitalização.

§ 6.º O transporte será realizado em caminhões e veículos da Diretoria do Foro com o apoio dos fóruns e subseções envolvidos.

§ 7.º O armazenamento das caixas provenientes das subseções judiciárias do interior e posterior remessa à Central de Digitalização será realizado pela Subsecretaria de Materiais, Arquivo e Gestão Documental no anexo Presidente Wilson e no espaço destinado para tal fim no edifício sede do Tribunal Regional Federal da 3.ª Região.

§ 8.º A Central de Digitalização ficará responsável por: 

a) receber as caixas lacradas provenientes do Anexo Presidente Wilson e das varas da Capital e Grande São Paulo; 

b) armazenar as caixas em local disponibilizado pelo Tribunal Regional Federal da 3.ª Região;

c) controlar o fluxo entre o arquivo provisório e a execução da digitalização; 

d) acompanhar a abertura, fechamento e conteúdo das caixas; 

e) controlar os quantitativos de serviços prestados e conferência da qualidade; 

f) despachar as caixas com processos digitalizados para a subseção judiciária de origem; 

g) controlar as estimativas de processos a serem digitalizados e elaborar relatórios para dimensionar eventuais revisões do objeto; 

h) elaborar minutas de relatórios parcial e final referentes ao quantitativo/qualitativo da digitalização;  

i) alimentar diariamente planilha de controle de autos digitalizados, a ser disponibilizada em arquivo eletrônico em ambiente compartilhado;

j) promover a fiscalização técnica, após a digitalização, do serviço executado, conforme parâmetros fixados no fluxo de trabalho, que serão oportunamente divulgados e que deverão observar os parâmetros contratuais.

§ 9.º A remessa será efetuada em caixas-padrão fornecidas pela Diretoria do Foro, que deverão permanecer lacradas durante transporte e armazenamento.

Art. 7.º Poderão ser incluídas na ação centralizada de digitalização mencionada no artigo anterior as varas que, embora com acervo inferior a 200 (duzentos) processos físicos de execução penal, medidas de segurança e cartas precatórias e de ordem, ativos e sobrestados, se encarreguem de remeter a integralidade de seu acervo à Central de Digitalização até o dia 9 de agosto de 2019 e depois retirá-lo, com uso de suas próprias viaturas oficiais, devendo, para tanto, observar todas as normas e procedimentos fixados nesta Ordem de Serviço, bem como nas Resoluções PRES. nº  287/2019 e 288/2019, no que diz respeito ao cadastramento, remessa, recepção e conferência dos autos a serem digitalizados.

§ 1.º A inclusão das varas mencionadas no caput na ação centralizada de digitalização dependerá de solicitação prévia, encaminhada por e-mail à Coordenadoria da Equipe de Implantação da SJSP, até o dia 2 de agosto de 2019, juntamente com a relação de processos a serem digitalizados.

§ 2.º  Aplicam-se à hipótese deste artigo os procedimentos e atribuições previstos no parágrafo do artigo anterior, no que couber.

Capítulo III

Da Fase Operacional

Art. 8.º O cadastramento e implantação de processos e capacitação de servidores serão realizados no período de 27 de agosto a 26 de setembro de 2019 por equipe do Conselho Nacional de Justiça em parceria com o Tribunal Regional Federal da 3ª Região contando-se com equipes locais e remotas, que serão convocadas em ato específico. (alterado pela OS 15, de 22/09/2019)

"Art. 8.ºO cadastramento e implantação de processos e capacitação de servidores serão realizados no período de 26 de agosto a 27 de setembro de 2019 por equipe do Conselho Nacional de Justiça em parceria com o Tribunal Regional Federal da 3.ª Região contando-se com equipes locais e remotas, que serão convocadas em ato específico."

Art. 9.º Para a formação da Equipe de Implantação da SJSP, as varas com competência criminal disponibilizarão, pelo período de 27 de agosto a 26 de setembro de 2019, ao menos: 

I – dois servidores de seu quadro, no caso das varas especializadas em matéria criminal com competência em execução penal;

II – um servidor de seu quadro, no caso das demais varas especializadas em matéria criminal e das varas de competência mista com competência em execução penal.

§ 1.º Os servidores mencionados no caput serão indicados pelo juiz titular ou na titularidade da vara até o dia 5 de agosto de 2019, mediante encaminhamento de e-mail à Diretoria do Foro.

§ 2.º A Diretoria do Foro definirá, em ato próprio, quais dos servidores mencionados no parágrafo anterior atuarão presencialmente, junto à equipe do CNJ, nesta Capital, e quais atuarão remotamente, permanecendo em seu próprio local de lotação.

Capítulo IV

Da Coordenadoria da Equipe de Implantação da SJSP

Art. 10. Compete à Coordenadoria da Equipe de Implantação da SJSP: 

I – acompanhar, junto à Central de Digitalização, as atividades de remessa, digitalização, devolução e conferência dos autos físicos, a fim de reportar eventuais problemas à Diretoria do Foro;

II – prestar esclarecimentos e orientações às unidades judiciárias no tocante aos processos a serem digitalizados e aos procedimentos para remessa, recebimento e conferência dos autos;

III –conduzir e supervisionar o trabalho dos integrantes da Equipe de Implantação da SJSP, inclusive no que se refere àqueles que atuarão remotamente, permanecendo em seu local de lotação, podendo distribuir e delegar as tarefas que entender pertinentes; 

IV – representar a Seção Judiciária de São Paulo perante as equipes do Conselho Nacional de Justiça, do Tribunal Regional Federal da 3ª Região e da Seção Judiciária do Mato Grosso do Sul, de modo a garantir que os trabalhos da Equipe de Implantação da SJSP estejam devidamente integrados e coordenados com o trabalho das demais equipes de cadastramento e implantação do SEEU; 

V – estabelecer e divulgar calendário de atividades para o bom andamento dos trabalhos; 

VI – solicitar apoio e informações às demais unidades judiciárias e administrativas desta Seção Judiciária sempre que necessário; 

VII – esclarecer dúvidas dos servidores e usuários envolvidos na implantação do SEEU, prestando orientações e reportando eventuais problemas ou dificuldades à Diretoria do Foro;

VIII – emitir relatório do andamento das atividades sempre que solicitado pela Diretoria do Foro.

Capítulo V

Das Disposições Finais

Art. 11. Casos omissos serão dirimidos por esta Diretoria do Foro.

Art. 12. Esta Ordem de Serviço entra em vigor da data de sua publicação.

PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.

Caio Moysés de Lima Juiz Federal Diretor do Foro em exercício